Formulario público: participantes externos inician procesos
Un formulario público es aquel que puede ser visualizado y completado por cualquier persona, incluso aquellos que no sean usuarios activos de tu organización, es decir que no tengan una cuenta INTEGRADOC.
Es útil por ejemplo para iniciar un proceso de "Oportunidad Comercial" desde tu sitio web (sin autenticación), o para recibir "Quejas y Sugerencias", o para permitir "Postulaciones" a un trabajo.
Una vez creado un proceso, si deseas podrás establecer un formulario público para que este proceso pueda ser iniciado desde Internet por cualquier persona que cuente con el link.
Para habilitar un formulario como público, simplemente dirígete a la sección “Configuración” del proceso.
Una vez allí, en la sección Formulario Público haz clic sobre la casilla para permitir que personas ajenas a tu organización inicien este proceso.
El formulario público generará una URL pública que puedes compartir con todas las personas que desees. Simplemente comparte la dirección que aparece en pantalla debajo del título “URL pública del formulario” y ya estás listo para que personas ajenas a tu organización inicien este proceso.
También se generará un código HTML (Ver imagen debajo) para insertar tu formulario en una página web cualquiera, por ejemplo en tu sitio web o intranet. Con esta funcionalidad, despreocúpate de tener que crear desde cero el código del formulario.
Además, puedes agregar un logo y personalizar tu identidad corporativa en el formulario público (ver Encabezado de Formulario público en HTML)
Una vez creado y habilitado tu formulario público, se verá parecido a este:
Ya estás listo para que personas ajenas a tu organización inicien un proceso desde una URL pública o una página web.
Esta funcionalidad es ideal para procesos en los que participan públicos ajenos a la organización (clientes, proveedores, etc.) pero que deben ser gestionados individualmente. Permite hacer un seguimiento específico de cada proceso iniciado y diferenciar su administración de forma separada.
Recepción de quejas y sugerencias: Puedes publicar el formulario en tu sitio web o compartirlo en tus redes sociales para brindar un canal directo y darle un seguimiento a los intereses de tus clientes.
Selección de personal: Si tu organización desea reclutar nuevos empleados, puedes compartir el formulario para brindar una forma fácil de postularse a la oferta laboral. Esto también facilitará mucho tu proceso de selección, sin currículos vitae adjuntos en mail.
Solicitudes de cotización: El cliente puede seleccionar el producto/servicio que le interesa en el formulario e iniciar así un proceso de cotización.
Consultas que deban ser procesadas 1 a 1: Un ejemplo claro son las empresas de seguros que deben proveer de un formulario para que el asegurado haga consultas.
Postulaciones a programas académicos: Al completar el formulario se inicia el proceso de evaluación.
Es posible incluir un captcha en el inicio de instancias desde formularios públicos. El captcha es un mecanismo de seguridad que impide que programas maliciosos creen instancias de proceso de forma indiscriminada.
Para habilitarlo comuníquese con el equipo de soporte de INTEGRADOC.
Es útil por ejemplo para iniciar un proceso de "Oportunidad Comercial" desde tu sitio web (sin autenticación), o para recibir "Quejas y Sugerencias", o para permitir "Postulaciones" a un trabajo.
Una vez creado un proceso, si deseas podrás establecer un formulario público para que este proceso pueda ser iniciado desde Internet por cualquier persona que cuente con el link.
Habilitar el inicio del proceso mediante un Formulario Público
Para habilitar un formulario como público, simplemente dirígete a la sección “Configuración” del proceso.
Una vez allí, en la sección Formulario Público haz clic sobre la casilla para permitir que personas ajenas a tu organización inicien este proceso.
El formulario público generará una URL pública que puedes compartir con todas las personas que desees. Simplemente comparte la dirección que aparece en pantalla debajo del título “URL pública del formulario” y ya estás listo para que personas ajenas a tu organización inicien este proceso.
También se generará un código HTML (Ver imagen debajo) para insertar tu formulario en una página web cualquiera, por ejemplo en tu sitio web o intranet. Con esta funcionalidad, despreocúpate de tener que crear desde cero el código del formulario.
Además, puedes agregar un logo y personalizar tu identidad corporativa en el formulario público (ver Encabezado de Formulario público en HTML)
Una vez creado y habilitado tu formulario público, se verá parecido a este:
Ya estás listo para que personas ajenas a tu organización inicien un proceso desde una URL pública o una página web.
Utilidad de los formularios públicos
Esta funcionalidad es ideal para procesos en los que participan públicos ajenos a la organización (clientes, proveedores, etc.) pero que deben ser gestionados individualmente. Permite hacer un seguimiento específico de cada proceso iniciado y diferenciar su administración de forma separada.
Algunos ejemplos
Recepción de quejas y sugerencias: Puedes publicar el formulario en tu sitio web o compartirlo en tus redes sociales para brindar un canal directo y darle un seguimiento a los intereses de tus clientes.
Selección de personal: Si tu organización desea reclutar nuevos empleados, puedes compartir el formulario para brindar una forma fácil de postularse a la oferta laboral. Esto también facilitará mucho tu proceso de selección, sin currículos vitae adjuntos en mail.
Solicitudes de cotización: El cliente puede seleccionar el producto/servicio que le interesa en el formulario e iniciar así un proceso de cotización.
Consultas que deban ser procesadas 1 a 1: Un ejemplo claro son las empresas de seguros que deben proveer de un formulario para que el asegurado haga consultas.
Postulaciones a programas académicos: Al completar el formulario se inicia el proceso de evaluación.
Seguridad de formualrios
Es posible incluir un captcha en el inicio de instancias desde formularios públicos. El captcha es un mecanismo de seguridad que impide que programas maliciosos creen instancias de proceso de forma indiscriminada.
Para habilitarlo comuníquese con el equipo de soporte de INTEGRADOC.
Actualizado el: 29/12/2020
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