Qué significa que un campo sea confidencial?

Los campos confidenciales permiten almacenar información sensible, que sólo ciertos usuarios/roles de tu organización deberían poder ver.
Son particularmente útiles cuando quieres que el contenido de un campo sea visible para algunos usuarios/roles y oculto para otros en una misma etapa.

Cualquier campo puede ser definido como confidencial, sin importar su tipo.

Cómo configurar un campo confidencial?

Desde la configuración del formulario debes hacer clic en el botón "Configuración de visibilidad". En la ventana que se abrirá hay un sección "Confidencialidad".



Al hacer clic sobre el campo que quieres definir como confidencial, se mostrará la siguiente información:



Por defecto ningún campo del formulario es confidencial. Una vez que cambias la opción "¿Es confidencial este campo?" a Sí, puedes definir qué usuarios y/o roles tendrán acceso al campo. Todos los que no estén incluidos en esa selección no podrán acceder al campo (ni a su contenido) en ninguna de las etapas del proceso, incluida la etapa final (cuando la instancia finalizó).



El rol Administrator siempre tendrá acceso a los campos confidenciales, aunque no lo agregues explícitamente como uno de los roles con acceso.

Cómo se comportan los campos confidenciales?

La confidencialidad se combina con la visibilidad para determinar qué campos se muestra a qué usuarios.

Si un campo es confidencial y un usuario no tiene acceso a él, al abrir la instancia de proceso ese campo no se mostrará, sin importar qué visibilidad tenga configurada ese campo.


Cuando un usuario abre una instancia de proceso, para cada campo confidencial primero se comprueba si tiene acceso a él y si lo tiene, se mostrará o no dependiendo de la visibilidad en esa tarea.

Los campos confidenciales:

No pueden ser insertados en el mensaje de un Envío de Correo.
No pueden ser utilizados en invocaciones de Web Service.
No puedes ser utilizados para definir condiciones (de gateways exclusivos o inclusivos).
No figurarán en ningún tipo de exportaciones (de búsquedas, de un proceso, de una instancia).
No pueden utilizarse para realizar búsquedas por su contenido.
No se mostrarán en la Bandeja de Entrada en el preview de la instancia de proceso.
No figurarán al crear una integración via Zapier.
Sí pueden incluirse en los Reportes a medida.

Identificar un campo confidencial

En las instancias de proceso, lo usuarios que tienen acceso a campos confidenciales verán un candado junto al nombre del campo.

Actualizado el: 03/04/2020