¿Qué es un alias de correo electrónico?

Si defines un alias de correo electrónico para tu cuenta, este alias recibirá una copia de todos los mensajes que vayan dirigidos a ti e incluso podrá completar tareas por mail a tu nombre.

Definir un alias para tu usuario

Para definir un alias para tu usuario, haz clic en el email de tu cuenta que se encuentra en la parte superior y luego selecciona “Editar perfil”.



A continuación, se te pedirá que ingreses el correo electrónico y contraseña de tu cuenta de INTEGRADOC. Una vez hecho esto, se abrirá una ventana con información relevante de tu cuenta, la cual podrás modificar. Dirígete a la sección “Alias de correo” para definir un alias para tu usuario.



Nota: Puedes desactivar esta funcionalidad en cualquier momento que lo desees. Las personas que recibían copias de tus tareas ya no lo harán. Para deshabilitarla, simplemente quita el correo electrónico previamente asignado como alias de la sección “Alias de correo”.

Utilidad del alias de correo

El alias de correo puede resultar muy útil, por ejemplo, si necesitas que alguien (un gerente, supervisor o encargado) haga un seguimiento de todas tus tareas y notificaciones de correo. En este caso, puedes configurar un alias de correo para que le sea sencillo a esa persona realizar el seguimiento de tu actividad en la organización.

Puedes utilizarla si por alguna razón quieres recibir las notificaciones en una cuenta de correo adicional.

En el caso de que necesites realizar un viaje de negocios o salir de vacaciones puedes usar la funcionalidad Fuera de la Oficina, pero si solo quieres dejar un suplente para algunas tareas específicas puedes definir un alias de correo y habilitar las tareas que deseés para que se puedan completar por correo electrónico. Analizaremos a continuación algunos aspectos a tener en cuenta cuando se le asigna una suplencia a un usuario a través de un alias.

¿Qué podrá hacer el suplente?

Cada vez que se le asigne una tarea al usuario principal, el usuario suplente será notificado de que se le ha asignado una nueva tarea. A su vez, el suplente podrá completar esta tarea desde su correo, haciendo clic en alguna de las decisiones que hayan sido configuradas para la tarea en particular.

Ten en cuenta que el suplente recibirá las notificaciones de tarea asignada y las notificaciones para completar tareas por correo siempre y cuando estas funcionalidades estén habilitadas.

¿Cómo habilitar las notificaciones?

Para realizar esto, debemos ir a las tareas en las cuales quienes se ha ausentado se encontraba trabajando, navegar a la sección de “Opciones” y hacer clic en las siguientes casillas:



¿Qué no podrá hacer el suplente?

El suplente no tendrá acceso a INTEGRADOC y por ese mismo motivo tampoco podrá acceder a la cuenta del suplido.
Tampoco tendrá acceso a los reportes o demás permisos que hayan sido otorgados al usuario principal, con excepción de permisos de lectura y asignación para las tareas en que el suplente tuviera participación.

¿Qué sucede si se deshabilita el alias de correo?

Si luego de un tiempo el usuario principal regresa y deshabilita el alias de correo, entonces las notificaciones volverán a enviarse al suplido y el suplente ya no recibirá notificaciones de asignación de una tarea ni tendrá permiso para completarla a través de su correo electrónico.
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