Suplencia (Fuera de la Oficina)

Esta funcionalidad permite definir un suplente para un usuario durante un período de tiempo determinado. El suplente podrá completar tareas en nombre del titular mientras este último esté ausente.

El titular seguirá recibiendo las tareas que se le asignen y los correos electrónicos que se le envíen a través de las Tareas de Envío de Mensaje durante el período de ausencia.

El suplente no recibirá las notificaciones configuradas a través de las Tareas de Envío de Mensaje que fueran enviadas al titular.

¿Quiénes pueden definir un suplente?

Los administradores a través de la sección Gestión de Usuarios.
Los usuarios sin rol administrador, siempre y cuando el Administrador haya habilitado el permiso.

Suplencia definida por Administrador

Ingresar a la sección Gestión de Usuarios y hacer clic en el lápiz para editar el usuario al cual le queremos definir un suplente.
En la pestaña Suplencia, hacer clic en Nueva suplencia en el extremo superior derecho.





Definir el período de inactividad y seleccionar el usuario que será suplente.

Suplencia definida por usuario

Para que un usuario pueda definir su propia suplencia, esto debe ser previamente habilitado por un administrador.

Habilitar Fuera de la Oficina.

Ingresar a la sección Configuración Avanzada.
Habilitar el permiso para que los usuarios definan su propio período de inactividad y suplente, en el apartado Fuera de la oficina.
Guardar la configuración avanzada.




Una vez que un Administrador habilite esta opción se agrega una sección Fuera de la oficina en el menú de usuario en el extremo superior derecho.

Definir suplencia

Al hacer clic allí se abrirá un pop-up para definir el período de inactividad y el suplente.
Durante la ausencia se mostrará un indicador en la Bandeja de Entrada del usuario con las fechas de inicio y fin del período.

Visualizar suplencias

Las suplencias se mostrarán en la pestaña Suplencias del suplente. Desde esa pestaña el Administrador podrá editarlas o eliminarlas.

También podrá ser editada desde la pestaña Suplencias del mismo usuario para el cual se le definió la suplencia, haciendo clic en Editar suplencia.

Funcionamiento de suplencias

Una vez se inicie el período de inactividad, se indicará en la información de usuario dentro de Gestión de Usuarios, el período y suplente.





El usuario que fue definido como suplente verá una leyenda en su Bandeja de Entrada que le notificará el usuario al que está supliendo y por qué período.

Dentro de la Bandeja de Entrada tendrá la opción de que se muestren o no las tareas que tiene asignadas como suplente. Esas tareas del suplido serán etiquetadas con el nombre del usuario Titular.





Importante: Un usuario A que sea definido como suplente de un usuario B entre las fechas X e Y, no podrá estar Fuera de la Oficina entre esas fechas.

Actualizado el: 08/04/2020