Integración Zapier para conectar con otras aplicaciones Web
Zapier es una herramienta que te permite conectar aplicaciones web (como Salesforce, Dropbox, Gmail e INTEGRADOC) de forma sencilla para intercambiar información entre ellas automáticamente.
Puedes vincular aplicaciones (comúnmente conocido como crear un ‘Zap’) al seleccionar una de ellas como disparador (en inglés “trigger’, que es la que provee información) y otra como acción (en inglés “action”, que es la que realiza algo con la información recibida).
Ten en cuenta que de momento Zapier solo está disponible en inglés.
Previo a configurar la invocación desde el workflow de tu proceso es necesario publicar tu instalación de INTEGRADOC como app en Zapier. Puedes seguir los tutoriales de Zapier o contactarte con nuestro equipo de soporte técnico quienes te guiarán en el proceso.
La integración de INTEGRADOC a Zapier funciona a nivel de procesos.
Hay dos formas de integrar INTEGRADOC a Zapier:
Utilizar INTEGRADOC como la aplicación Trigger: esto creará una acción (“action” en inglés) en otra app en cualquier etapa de uno de tus procesos en INTEGRADOC. Imagina recibir una notificación vía SMS a través de la aplicación Twilio cada vez que se aprueba una entrega en INTEGRADOC.
Utilizar INTEGRADOC como la aplicación Action: Crea una nueva instancia de proceso en INTEGRADOC cada vez que ocurre algo en otra aplicación. Imagina iniciar un proceso automáticamente en INTEGRADOC cada vez que recibes un correo particular en Gmail.
(Las acciones que podrás realizar en otra aplicación dependerán directamente de la aplicación en cuestión. Cada app, cuando crea su perfil en Zapier, decide cuáles son las “action” disponibles para la integración con otras apps.
En ambos casos deberás generar una API Key en INTEGRADOC (por una única vez) para poder conectar tu cuenta a Zapier. La API Key es un mecanismo de seguridad que te permite realizar esta integración.
Para conectar tu cuenta a Zapier, simplemente sigue los siguientes pasos:
Ingresa a INTEGRADOC
Visita “Configuración” > “Avanzada” y luego haz clic en el botón junto al campo de la API Key, como se muestra debajo
Copia la API Key
Guarda la configuración para activar la API Key
Sin importar si usas INTEGRADOC como aplicación Trigger o Action, deberás conectarla a Zapier (también por única vez). Puedes hacerlo visitando la sección “Connected Accounts” en Zapier y configurando la conexión o directamente al crear un nuevo Zap con INTEGRADOC.
En ambos casos se abrirá un pop-up donde deberás ingresar tu usuario de INTEGRADOC (dirección de correo electrónico) y la API Key activa.
Una vez introducidos estos datos, ¡ya estás listo para realizar la integración de INTEGRADOC con más de 1000 apps!
Zapier es una herramienta justamente diseñada para facilitar esa integración con servicios en la nube. El concepto es simple: en lugar de tener cientos de conectores, uno para cada servicio en la nube, puedes crear tu conector de INTEGARDOC en Zapier y utilizar los conectores con centenas de aplicaciones en la nube que tiene Zapier, listas para integrarlas a tus procesos de negocio.
La integración de procesos de negocios vía Zapier con otros servicios en línea tiene muchas ventajas, algunas de las cuales son:
Mayor calidad de datos, dado que se evita el traslado manual de datos (reescribir, o copiar y pegar) entre los procesos internos y las aplicaciones en la nube.
Reducción de tiempos, dado que en lugar de hacerlo una persona, los sistemas intercambian la información automáticamente.
Independencia y aislamiento. Si es necesario cambiar una de las herramientas en la nube, simplemente se actualiza el Zap (en Zapier) y todo sigue funcionando.
Agilidad para afinar el proceso. Si lo que hay que cambiar es el proceso, INTEGRADOC permite hacerlo muy ágilmente, y reubicar la invocación a Zapier.
Gestión del conocimiento, al permitir que los procesos puedan volcar información relevante en repositorios compartidos, sean datos o archivos adjuntos.
Al utilizar INTEGRADOC como la aplicación trigger del Zap, podrás enviar toda la información almacenada en la instancia de proceso en cualquier etapa. En Zapier puedes elegir “AllFields” (Todos los campos), “AllComments” (Todos los comentarios) y “AllFiles (.zip)” (Todos los archivos), además de seleccionar cada campo por separado, para que sea más fácil enviar la información deseada.
Para usar INTEGRADOC como trigger, primero debes incluir un elemento de Integración con Zapier en la etapa de tu workflow que deseas enviar información.
En INTEGRADOC:
Abre tu proceso
Visita la pestaña “Diseño del Workflow”
Coloca una “Service Task” en el diagrama
En el pop-up, selecciona Zapier
Haz clic en “Aceptar”
Conecta la invocación a Zapier con las demás etapas del workflow
Publica el proceso
Luego en Zapier:
Crea un nuevo Zap
Elige INTEGRADOC como la aplicación Trigger
Selecciona “Zapier Service Task Invocation” (Invocación de Tarea de Servicio de Zapier)
Haz clic en “Save + Continue” (Guardar y Continuar)
Conecta tu cuenta (o haz clic en “Continue” si ya la conectaste)
Elige el proceso donde hayas colocado la invocación a Zapier
Haz clic en “Continue”
Haz clic en “Fetch and Continue” para ver un ejemplo
Configura la aplicación Action
En Zapier:
Configura la aplicación Trigger
Elige INTEGRADOC como la aplicación Action
Selecciona “Create Document” como la acción
Haz clic en “Save + Continue”
Conecta tu cuenta (o haz clic en “Continue” si ya la conectaste)
Elige el proceso que deseas iniciar
Vincula la información recibida por la aplicación Trigger con los campos de la instancia de proceso
Prueba la acción
Modela tus procesos a tu gusto y realiza la integración de INTEGRADOC como Trigger o Action con todas las aplicaciones que desees.
Ten en cuenta que cualquier costo adicional derivado de la utilización de Zapier correrá por tu cuenta.
Puedes vincular aplicaciones (comúnmente conocido como crear un ‘Zap’) al seleccionar una de ellas como disparador (en inglés “trigger’, que es la que provee información) y otra como acción (en inglés “action”, que es la que realiza algo con la información recibida).
Ten en cuenta que de momento Zapier solo está disponible en inglés.
¿Cómo funciona la integración de Zapier con INTEGRADOC?
Previo a configurar la invocación desde el workflow de tu proceso es necesario publicar tu instalación de INTEGRADOC como app en Zapier. Puedes seguir los tutoriales de Zapier o contactarte con nuestro equipo de soporte técnico quienes te guiarán en el proceso.
La integración de INTEGRADOC a Zapier funciona a nivel de procesos.
Hay dos formas de integrar INTEGRADOC a Zapier:
Utilizar INTEGRADOC como la aplicación Trigger: esto creará una acción (“action” en inglés) en otra app en cualquier etapa de uno de tus procesos en INTEGRADOC. Imagina recibir una notificación vía SMS a través de la aplicación Twilio cada vez que se aprueba una entrega en INTEGRADOC.
Utilizar INTEGRADOC como la aplicación Action: Crea una nueva instancia de proceso en INTEGRADOC cada vez que ocurre algo en otra aplicación. Imagina iniciar un proceso automáticamente en INTEGRADOC cada vez que recibes un correo particular en Gmail.
(Las acciones que podrás realizar en otra aplicación dependerán directamente de la aplicación en cuestión. Cada app, cuando crea su perfil en Zapier, decide cuáles son las “action” disponibles para la integración con otras apps.
En ambos casos deberás generar una API Key en INTEGRADOC (por una única vez) para poder conectar tu cuenta a Zapier. La API Key es un mecanismo de seguridad que te permite realizar esta integración.
Para conectar tu cuenta a Zapier, simplemente sigue los siguientes pasos:
Ingresa a INTEGRADOC
Visita “Configuración” > “Avanzada” y luego haz clic en el botón junto al campo de la API Key, como se muestra debajo
Copia la API Key
Guarda la configuración para activar la API Key
Sin importar si usas INTEGRADOC como aplicación Trigger o Action, deberás conectarla a Zapier (también por única vez). Puedes hacerlo visitando la sección “Connected Accounts” en Zapier y configurando la conexión o directamente al crear un nuevo Zap con INTEGRADOC.
En ambos casos se abrirá un pop-up donde deberás ingresar tu usuario de INTEGRADOC (dirección de correo electrónico) y la API Key activa.
Una vez introducidos estos datos, ¡ya estás listo para realizar la integración de INTEGRADOC con más de 1000 apps!
Zapier es una herramienta justamente diseñada para facilitar esa integración con servicios en la nube. El concepto es simple: en lugar de tener cientos de conectores, uno para cada servicio en la nube, puedes crear tu conector de INTEGARDOC en Zapier y utilizar los conectores con centenas de aplicaciones en la nube que tiene Zapier, listas para integrarlas a tus procesos de negocio.
La integración de procesos de negocios vía Zapier con otros servicios en línea tiene muchas ventajas, algunas de las cuales son:
Mayor calidad de datos, dado que se evita el traslado manual de datos (reescribir, o copiar y pegar) entre los procesos internos y las aplicaciones en la nube.
Reducción de tiempos, dado que en lugar de hacerlo una persona, los sistemas intercambian la información automáticamente.
Independencia y aislamiento. Si es necesario cambiar una de las herramientas en la nube, simplemente se actualiza el Zap (en Zapier) y todo sigue funcionando.
Agilidad para afinar el proceso. Si lo que hay que cambiar es el proceso, INTEGRADOC permite hacerlo muy ágilmente, y reubicar la invocación a Zapier.
Gestión del conocimiento, al permitir que los procesos puedan volcar información relevante en repositorios compartidos, sean datos o archivos adjuntos.
¿Cómo utilizo INTEGRADOC como aplicación Trigger?
Al utilizar INTEGRADOC como la aplicación trigger del Zap, podrás enviar toda la información almacenada en la instancia de proceso en cualquier etapa. En Zapier puedes elegir “AllFields” (Todos los campos), “AllComments” (Todos los comentarios) y “AllFiles (.zip)” (Todos los archivos), además de seleccionar cada campo por separado, para que sea más fácil enviar la información deseada.
Para usar INTEGRADOC como trigger, primero debes incluir un elemento de Integración con Zapier en la etapa de tu workflow que deseas enviar información.
En INTEGRADOC:
Abre tu proceso
Visita la pestaña “Diseño del Workflow”
Coloca una “Service Task” en el diagrama
En el pop-up, selecciona Zapier
Haz clic en “Aceptar”
Conecta la invocación a Zapier con las demás etapas del workflow
Publica el proceso
Luego en Zapier:
Crea un nuevo Zap
Elige INTEGRADOC como la aplicación Trigger
Selecciona “Zapier Service Task Invocation” (Invocación de Tarea de Servicio de Zapier)
Haz clic en “Save + Continue” (Guardar y Continuar)
Conecta tu cuenta (o haz clic en “Continue” si ya la conectaste)
Elige el proceso donde hayas colocado la invocación a Zapier
Haz clic en “Continue”
Haz clic en “Fetch and Continue” para ver un ejemplo
Configura la aplicación Action
¿Cómo utilizo INTEGRADOC como aplicación Action?
En Zapier:
Configura la aplicación Trigger
Elige INTEGRADOC como la aplicación Action
Selecciona “Create Document” como la acción
Haz clic en “Save + Continue”
Conecta tu cuenta (o haz clic en “Continue” si ya la conectaste)
Elige el proceso que deseas iniciar
Vincula la información recibida por la aplicación Trigger con los campos de la instancia de proceso
Prueba la acción
Modela tus procesos a tu gusto y realiza la integración de INTEGRADOC como Trigger o Action con todas las aplicaciones que desees.
Ten en cuenta que cualquier costo adicional derivado de la utilización de Zapier correrá por tu cuenta.
Actualizado el: 03/04/2020
¡Gracias!