¿Para qué utilizar una base de datos?
En INTEGRADOC los usuarios Administradores o Business Analyst pueden crear bases de datos para utilizarlas en los procesos.
Posibles usos de base de datos en tus procesos:
Almacenar información que se repetirá en varios procesos (ej: lista de países, lista de productos, información de proveedores, etc.). Puedes usar esta información para cargar las opciones de un combo en el formulario. Si quieres añadir un nuevo país, producto o proveedor, simplemente los agregas a la base y automáticamente todos los combos se actualizarán.
Representar jerarquías, por ejemplo para asignar tareas automáticamente al supervisor de un usuario.
Unificar información de varias instancias de proceso y acceder a ella desde un único lugar. Por ejemplo, por cada compra aprobada puedes crear un registro automático en una base de datos. Luego para acceder a todas las compras puedes consultar esa base, sin necesidad de ingresar a cada instancia de proceso.
En resumen, las bases de datos de INTEGRADOC pueden utilizarse para enviar información hacia un proceso o para alamacenar información de un proceso.
Administradores y Business Analysts pueden crear la configuración de la base, especificando sus columnas (los atributos que se desean almacenar), el tipo de dato de cada columna, qué usuarios tienen permiso para acceder y modificar los registros de la base, etc. Sólo los usuarios Administradores podrán eliminar una base de datos.
Así es como se ve la sección de configuración:
La columna id no puede ser eliminada; consiste en un número autoincremental para cada registro de la base. Está seleccionada por defecto como la clave primaria de la base de datos, pero si quieres puedes elegir otra columna (el valor elegido debe ser único para cada registro de la base).
Usuarios que tengan acceso a al menos una base (aunque sea mediante permiso de lectura) verán el ítem “Base de datos” en su menú de INTEGRADOC. Para los demás usuarios estará oculto.
Una vez creada la estructura de la base, haz clic en “Guardar configuración”.
Podrás empezar a crear registros y cargar información en la base. Puedes cargar registros manualmente, añadiéndolos uno a uno con cada uno de sus atributos en las columnas respectivas. También puedes cargar registros automáticamente importando un archivo CSV, haciendo clic en el siguiente botón:
Se abrirá un pop-up donde podrás elegir si los nuevos registros deben ser añadidos a los existentes o si deben reemplazarlos. Además puedes definir el caracter separador:
Para que la importación se pueda realizar de forma exitosa, la primera fila del CSV debe contener los nombres de las columnas y a partir de la fila 2 los datos. El nombre de las columnas debe coincidir exactamente con el nombre configurado en INTEGRADOC, incluyendo mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.
Sólo importará datos de columnas ya existentes en la base de INTEGRADOC. Si hay columnas cuyo nombre no está en INTEGRADOC, esos datos no se importarán. Una vez importado el archivo recuerda guardar los datos.
Posibles usos de base de datos en tus procesos:
Almacenar información que se repetirá en varios procesos (ej: lista de países, lista de productos, información de proveedores, etc.). Puedes usar esta información para cargar las opciones de un combo en el formulario. Si quieres añadir un nuevo país, producto o proveedor, simplemente los agregas a la base y automáticamente todos los combos se actualizarán.
Representar jerarquías, por ejemplo para asignar tareas automáticamente al supervisor de un usuario.
Unificar información de varias instancias de proceso y acceder a ella desde un único lugar. Por ejemplo, por cada compra aprobada puedes crear un registro automático en una base de datos. Luego para acceder a todas las compras puedes consultar esa base, sin necesidad de ingresar a cada instancia de proceso.
En resumen, las bases de datos de INTEGRADOC pueden utilizarse para enviar información hacia un proceso o para alamacenar información de un proceso.
Crear una base de datos
Administradores y Business Analysts pueden crear la configuración de la base, especificando sus columnas (los atributos que se desean almacenar), el tipo de dato de cada columna, qué usuarios tienen permiso para acceder y modificar los registros de la base, etc. Sólo los usuarios Administradores podrán eliminar una base de datos.
Así es como se ve la sección de configuración:
La columna id no puede ser eliminada; consiste en un número autoincremental para cada registro de la base. Está seleccionada por defecto como la clave primaria de la base de datos, pero si quieres puedes elegir otra columna (el valor elegido debe ser único para cada registro de la base).
Usuarios que tengan acceso a al menos una base (aunque sea mediante permiso de lectura) verán el ítem “Base de datos” en su menú de INTEGRADOC. Para los demás usuarios estará oculto.
Una vez creada la estructura de la base, haz clic en “Guardar configuración”.
Podrás empezar a crear registros y cargar información en la base. Puedes cargar registros manualmente, añadiéndolos uno a uno con cada uno de sus atributos en las columnas respectivas. También puedes cargar registros automáticamente importando un archivo CSV, haciendo clic en el siguiente botón:
Se abrirá un pop-up donde podrás elegir si los nuevos registros deben ser añadidos a los existentes o si deben reemplazarlos. Además puedes definir el caracter separador:
Para que la importación se pueda realizar de forma exitosa, la primera fila del CSV debe contener los nombres de las columnas y a partir de la fila 2 los datos. El nombre de las columnas debe coincidir exactamente con el nombre configurado en INTEGRADOC, incluyendo mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.
Sólo importará datos de columnas ya existentes en la base de INTEGRADOC. Si hay columnas cuyo nombre no está en INTEGRADOC, esos datos no se importarán. Una vez importado el archivo recuerda guardar los datos.
Actualizado el: 07/04/2020
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