¿Qué es una "Tarea de Envío de Mensaje"?
Las Tareas de Envío de Mensaje son aquellas tareas que te permitirán enviar correos electrónicos a quien tú desees de manera completamente automática. Para configurarlas solo debes arrastrar la tarea que tiene un mensaje como ícono y soltarla en cualquier parte del flujograma.
Una vez hecho esto, debes elegir el Nombre, Destinatario(s), Asunto y el Cuerpo del Mensaje.
Nombre: En el nombre debe ser fácilmente reconocible por quienes manejan el diseño de tus procesos. Por ejemplo: “Enviar notificación al cliente”.
Destinatario(s): Aquí deberás elegir los destinatarios de tu tarea de Envío de Mensaje. Los destinatarios pueden ser: Roles del sistema, Roles de usuario, usuarios de la cuenta o campos del formulario.
Asunto: En el asunto deberás colocar la información que deseas que los destinatarios de tu Tarea de Envío de Mensaje reciban como encabezado de la notificación.
Cuerpo del mensaje: En el cuerpo del mensaje deberás colocar información detallada del mensaje que deseas enviar.
Sí, los campos del formulario pueden insertarse tanto en el asunto como en el cuerpo del mensaje. Para insertarlas en el cuerpo del mensaje, solamente debes presionar " { ". Se desplegará una lista con algunos campos relevantes que podrías utilizar en tu mensaje, por ejemplo: Identificador, Descripción, Iniciador del Proceso, e incluso campos del formulario.
La lista desplegable mostrará todos los campos del formulario. Basta con que presiones los corchetes (“ { ”) y comiences a escribir el nombre del campo que deseas insertar para que aparezca primero en la lista.
También es posible enviar archivos adjuntos en el mensaje haciendo referencia a un campo de tipo Adjunto.
Sí. Los campos de formulario también pueden ser insertados en los asuntos de los mensajes que deseas enviar a través de INTEGRADOC. Sin embargo, ten en cuenta que no aparecerá ninguna lista desplegable. Para insertar un campo de formulario en el asunto simplemente debes escribir el campo entre corchetes. Ejemplo: {{- Identificador -}}, el cual traerá el número de Identificador de la instancia de proceso.
Otra funcionalidad muy útil es la posibilidad de insertar como adjunto en formato pdf el documento que has seleccionado como Plantilla de impresión para tu proceso. De esta forma, la información que has ingresado en el formulario podrá ser enviada automáticamente con el formato que hayas definido en tu plantilla. Para realizar esto simplemente presiona " { " y selecciona “Plantilla de Impresión” de la lista desplegable.
También existe la posibilidad de insertar código HTML en el cuerpo del mensaje. Simplemente escribe el código HTML en la casilla correspondiente y personaliza el envío de tus mensajes automáticos.
Los mensajes In-App se configuran utilizando una Tarea de Envío desde el flujo y en caso de que recibas uno aparecerá en el centro de mensajes. Para cada mensaje se identifica claramente a quién fue enviado el mensaje, para reconocer si el destinatario es su usuario o un rol. También se indica cuáles mensajes ya han sido abiertos y cuáles no, la fecha y la hora de envío.
Hacer clic en "Cambiar tipo de mensaje" en la Tarea de Envío de Mensajes.
Las Tareas de Envío de Mensaje tienen muchos usos, algunos de los cuales enumeramos a continuación:
Avisar al cliente que su Solicitud de Cotización ha sido ingresada al sistema y se le enviará una cotización a la brevedad.
Comunicar a un candidato para trabajar en una organización que su CV ha sido recibido y, en caso de haber sido seleccionado, se le contactará para agendar una entrevista.
Enviar un resumen al Gerente de una organización con toda la información relevante de una instancia de proceso para que este la apruebe o rechace.
Comunicarle a un cliente que su consulta o sugerencia ha sido recibida por el área de Soporte y que se le contactará a la brevedad.
Una vez hecho esto, debes elegir el Nombre, Destinatario(s), Asunto y el Cuerpo del Mensaje.
Nombre: En el nombre debe ser fácilmente reconocible por quienes manejan el diseño de tus procesos. Por ejemplo: “Enviar notificación al cliente”.
Destinatario(s): Aquí deberás elegir los destinatarios de tu tarea de Envío de Mensaje. Los destinatarios pueden ser: Roles del sistema, Roles de usuario, usuarios de la cuenta o campos del formulario.
Asunto: En el asunto deberás colocar la información que deseas que los destinatarios de tu Tarea de Envío de Mensaje reciban como encabezado de la notificación.
Cuerpo del mensaje: En el cuerpo del mensaje deberás colocar información detallada del mensaje que deseas enviar.
¿Puedo insertar campos del formulario en una Tarea de Envío de Mensaje?
Sí, los campos del formulario pueden insertarse tanto en el asunto como en el cuerpo del mensaje. Para insertarlas en el cuerpo del mensaje, solamente debes presionar " { ". Se desplegará una lista con algunos campos relevantes que podrías utilizar en tu mensaje, por ejemplo: Identificador, Descripción, Iniciador del Proceso, e incluso campos del formulario.
La lista desplegable mostrará todos los campos del formulario. Basta con que presiones los corchetes (“ { ”) y comiences a escribir el nombre del campo que deseas insertar para que aparezca primero en la lista.
También es posible enviar archivos adjuntos en el mensaje haciendo referencia a un campo de tipo Adjunto.
¿Puedo insertar campos de formulario en el asunto del mensaje?
Sí. Los campos de formulario también pueden ser insertados en los asuntos de los mensajes que deseas enviar a través de INTEGRADOC. Sin embargo, ten en cuenta que no aparecerá ninguna lista desplegable. Para insertar un campo de formulario en el asunto simplemente debes escribir el campo entre corchetes. Ejemplo: {{- Identificador -}}, el cual traerá el número de Identificador de la instancia de proceso.
Plantillas de impresión en Tareas de Envío de Mensaje
Otra funcionalidad muy útil es la posibilidad de insertar como adjunto en formato pdf el documento que has seleccionado como Plantilla de impresión para tu proceso. De esta forma, la información que has ingresado en el formulario podrá ser enviada automáticamente con el formato que hayas definido en tu plantilla. Para realizar esto simplemente presiona " { " y selecciona “Plantilla de Impresión” de la lista desplegable.
Insertar código HTML en el cuerpo del mensaje
También existe la posibilidad de insertar código HTML en el cuerpo del mensaje. Simplemente escribe el código HTML en la casilla correspondiente y personaliza el envío de tus mensajes automáticos.
Mensajes In-App
Los mensajes In-App se configuran utilizando una Tarea de Envío desde el flujo y en caso de que recibas uno aparecerá en el centro de mensajes. Para cada mensaje se identifica claramente a quién fue enviado el mensaje, para reconocer si el destinatario es su usuario o un rol. También se indica cuáles mensajes ya han sido abiertos y cuáles no, la fecha y la hora de envío.
¿Dónde configurar los mensajes In-App?
Hacer clic en "Cambiar tipo de mensaje" en la Tarea de Envío de Mensajes.
Utilidad de las Tareas de Envío de Mensaje
Las Tareas de Envío de Mensaje tienen muchos usos, algunos de los cuales enumeramos a continuación:
Avisar al cliente que su Solicitud de Cotización ha sido ingresada al sistema y se le enviará una cotización a la brevedad.
Comunicar a un candidato para trabajar en una organización que su CV ha sido recibido y, en caso de haber sido seleccionado, se le contactará para agendar una entrevista.
Enviar un resumen al Gerente de una organización con toda la información relevante de una instancia de proceso para que este la apruebe o rechace.
Comunicarle a un cliente que su consulta o sugerencia ha sido recibida por el área de Soporte y que se le contactará a la brevedad.
Actualizado el: 24/04/2020
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