• ¿Cómo configuro el Workflow del proceso? Elementos básicos

  Para definir el Workflow asociado al proceso (también llamado "flujo de trabajo"), puedes hacerlo desde cero o a partir de la biblioteca de templates predefinidos. Ejemplo de un workflow concreto. En la siguiente imagen verás un ejemplo sencillo de un workflow real, cuyos elementos detallaremos a continuación: Evento de inicio (https://storage.crispPopular

• ¿Qué es una "Tarea de Usuario"?

  En las Tareas de Usuario (User Tasks), un usuario asignado debe completar cierta tarea (aprobar, evaluar, rechazar, etc.). Para editar la configuración de una Tarea de Usuario, arrastra el icono hasta el diagrama suéltalo donde quieras colocarla. Las pestañas de configuración de una Tarea de Usuario son las siguientes: Asignación En esta pestaña deberásPocos lectores

• Integración con servicios de INTEGRADOC

  Al diseñar el flujo del proceso puedes integrarlo con distintas aplicaciones ya sea a través de Integración Zapier para conectar con otras aplicaciones Web o Invocar Web Services desde el flujo del proceso o de tu propia organización. Pero además tienes la posibilidad de invocar los servicios de la API de INTEGRADOC para interactuar con tus BaPocos lectores

• Asignación fija y dinámica de Tareas

  Hay varias maneras en que puedes asignar una Tarea de Usuario para que sea completada. Asignación fija Por un lado puede existir la asignación fija, donde asignas un usuario o rol específico para completar la Tarea de Usuario. Al asignar un usuario solo esa persona recibirá la tarea en su bandeja de entrada para completarla. En cambio, cuando asignas a un rol, todas las personas que constituyen el rol recibirán la tarea en su bandeja de entrada para completarla. Asignación dinámicaPocos lectores

• Participantes históricos

  ¿Quién es un participante histórico? Los participantes históricos de una instancia de proceso son todos aquellos usuarios que alguna vez interactuaron con la instancia (ejemplo: adjuntaron un archivo, guardaron el formulario, completaron una tarea, aprobaron un formulario, etc). Es decir, todas las acciones que aparezcan visibles en la historia de una instancia de proceso. ¿Quiénes no son participantesPocos lectores

• ¿Qué es una "Tarea de Envío de Mensaje"?

  Las Tareas de Envío de Mensaje son aquellas tareas que te permitirán enviar correos electrónicos a quien tú desees de manera completamente automática. Para configurarlas solo debes arrastrar la tarea que tiene un mensaje como ícono y soltarla en cualquier parte del flujograma.Pocos lectores

• Lectores y visibilidad de instancias a nivel del proceso/tarea

  Hay dos tipos de lectores (personas que pueden ver una instancia de proceso): Lectores Globales: Los usuarios y/o roles a los que les otorgues este permiso podrán consultar instancias de proceso asociadas en todo momento (incluso las finalizadas). Lectores al Finalizar: Los usuarios y/o roles que podrán consultar instancias de proceso finalizadas.Pocos lectores

• Dividir el flujo del workflow con una compuerta exclusiva (exclusive gateway)

  La compuerta o gateway exclusiva es un elemento de BPMN que permite dividir el flujo en caminos exclusivos de acuerdo a condiciones que tú definas. Eso significa que cuando la instacia de proceso llegue a ese punto del workflow, se evaluará la condición definida y de acuerdo al resultado, la instancia continuará por uno u otro camino.Pocos lectores

• Configurar tareas en paralelo con una compuerta inclusiva (inclusive gateway)

  Gateway inclusivo Muchos procesos de negocio requieren de paralelismo. Así puedes asignar tareas que se deben realizar en simultáneo en vez de secuencialmente (tantas como desees). Esto ocurre habitualmente cuando las tareas son independientes. Al paralelizar el flujo habilitas que diferentes usuarios trabajen en dos o más tareas a la vez y podrás ahorrar tiempo. Para paralelizar el flujo debes utilizar una compuerta inclusiva en el diseño del workflow. (https://storage.crisp.chat/usersPocos lectores

• ¿Cómo puedo asignar plazos a mis tareas?

  La gestión del tiempo es muy importante en BPM porque permite establecer fechas límite para las tareas que deben realizarse. Si tu organización cuenta con muchos usuarios y las tareas a realizar por cada uno de ellos son diversas, es recomendable establecer fechas límite para asegurarte de que todas ellas se completen en tiempo y forma. A continuación, te contaremos cómo puedes asignar plazos a las tareas de tu organización, así como sus diferentes tipos. Asignar plazos a una tarea En IPocos lectores

• ¿Cómo definir una duración esperada o vencimiento para las tareas?

  La duración de la tarea se define en el modelado del workflow. Es una configuración opcional y es propia de cada tarea (distintas tareas en el flujo pueden tener distintas duraciones asignadas). Para definir una duración, dirígete a una tarea en particular y haz doble clic encima de ésta para editarla. Se abrirá la ventana de configuración de la tarea. Una vez allí, dirígete a la pestaña “Duración” y haz clic en la sección que se muestra en la siguiente imagen. (https://storage.crisp.chat/Algunos lectores

• ¿Qué son los temporizadores intermedios?

  A diferencia de los temporizadores interruptivos y no interruptivos, un temporizador intermedio permite retrasar la ejecución de cierta etapa del proceso. Cuando el flujo llega a un temporizador intermedio, se comienza a contabilizar el tiempo y el flujo se detiene. Una vez alcanzado el intervalo establecido, el flujo continúa su camino. Puedes confiPocos lectores

• ¿Cuál es la diferencia entre la duración de una tarea y los temporizadores (interruptivos y no interruptivos)?

  Si bien ambos (duración y temporizadores) pueden ser utilizados independientemente unos de otros, pueden utilizarse de manera conjunta y complementarse. La duración de una tarea cumple la función de notificar al asignado del tiempo o fecha de vencimiento de la misma. Una vez cumplido el tiempo o llegada la fecha ninguna acción se ejecutará. Esta funcionalidad es útil ya que genera información relevante sobre el desempeño de los usuarios en sus respectivas tareas. Por el otro lado, los temporizPocos lectores

• ¿Cómo configuro un temporizador (timer) no interruptivo?

  Los temporizadores (timer) no interruptivos pueden asociarse solamente a Tareas de Usuario y deben definirse en el workflow del proceso. Para utilizar temporizadores no interruptivos, debes establecer el tiempo límite en el cual se debe completar la tarea y un camino paralelo de flujo. Si se alcanza el tiempo límite y la tarea no se completó, la tarea no se cancelará sino que el flujo correrá paralelamente por el camino indicado por el temporizador y por la tarea en cuestión, la cualAlgunos lectores

• ¿Cómo configuro un temporizador (timer) interruptivo?

  Los temporizadores interruptivos pueden asociarse solamente a Tareas de Usuario y deben definirse en el workflow del proceso. Para utilizar temporizadores interruptivos, debes establecer el tiempo límite en el cual se debe completar la tarea y un camino alternativo del flujo. Si se alcanza el tiempo límite y la tarea no se completó, la tarea se cancela y el flujo continúa por el camino indicado por el temporizador. Es decir que el flujo seguirá según lo que se alcance antes: la tarea oAlgunos lectores

• Evento condicional e interrupción de tareas de usuario

  El evento condicional estará escuchando como cambian los campos del formulario y en caso de que se cumpla la condición definida en el mismo, se ejecutará el camino establecido como salida del evento condicional. El evento condicional escuchará siempre y cuando la tarea a la cual esté asociado tenga instancias activas. Por tanto, si una instancia de proceso no se encuentra en esa tPocos lectores

• ¿Cómo programar el inicio automático de un proceso? (Timer Start Event)

  Algunos procesos deben comenzar periódicamente o en una fecha/hora específica. ¿Qué ocurre si la persona responsable de iniciar el proceso olvida hacerlo? ¿O si no está disponible? ¿No sería mejor programarlo y que comience automáticamente? En INTEGRADOC puedes hacerlo utilizando un Evento de Inicio por Temporizador. El Evento de Inicio por Temporizador permite comenzar el proceso automáticamente en una fecha establecida o cada cierto período de tiempo (ej.: todos los lunes a las 9 a.m.).Pocos lectores

• ¿Cómo iniciar un proceso a partir de otro? (lanzar una instancia de proceso)

  Habitualmente los procesos de negocio están vinculados y unos dependen de otros. Una vez finalizado el proceso de Selección de Personal se inicia el proceso de Inducción y Capacitación. Al concretar una venta, se inicia el proceso de Facturación al cliente. Y como estos, hay muchos más ejemplos. La ventaja de modelar los procesos de forma independiente e interconectarlos luego es poder medirlos por separado. Puedes saber exactamente qué tiempo lleva completar cada uno y obtener métricas indiviPocos lectores

• Asignar tareas por WebService

  En INTEGRADOC podrás asignar tareas a distintos usuarios a través de Web Service. Esta funcionalidad tiene usos muy variados. En este post hablaremos de cómo puedes asignar tareas a distintos aprobadores a través de Web Service. Supongamos que cada usuario de tu organización tiene un aprobador que debe revisar la información ingresada por aquel. En este caso, no sería nada útil tener asignada la tarea de “Aprobación” a un rol genérico de Aprobadores. Para lograr esta lógica de aprobación utPocos lectores

• Invocar Web Services desde el flujo del proceso

  En INTEGRADOC tienes la posibilidad de realizar invocaciones a Web Services (SOAP y REST) para realizar distintas operaciones como cargar datos en un formulario, enviar información a un servidor externo o incluso asignar una tarea. Puedes revisar también: Integración con servicios de INTEGRADOC ¿Cómo invocar un Web Service desde el flujo del proceso? Lo primero que debes hacer es colocar una Tarea de Servicio en la etapa del wAlgunos lectores

• Update instancia de proceso (con ejemplo)

  Además de poder vincular un proceso padre a un proceso hijo, es decir, vincular un nuevo proceso a un proceso ya existente, también podrás actualizar (update) a este último cuando ocurra algo en el nuevo proceso. Esto resulta particularmente útil cuando tienes dos procesos que necesitan compartir información entre sí para completarse. En este ejemplo, vincularemos dos procesos: "Reclutamiento y Contratación" e "Inducción" . Si no se completara el proceso de Inducción, entonces el procPocos lectores

• Integración Zapier para conectar con otras aplicaciones Web

  Zapier es una herramienta que te permite conectar aplicaciones web (como Salesforce, Dropbox, Gmail e INTEGRADOC) de forma sencilla para intercambiar información entre ellas automáticamente. Puedes vincular aplicaciones (comúnmente conocido como crear un ‘Zap’) al seleccionar una de ellas como disparador (en inglés “trigger’, que es la que provee información) y otra como acción (en inglés “action”, que es la que realiza algo con la información recibida).Pocos lectores

• ¿Cómo usar más de un conector con Zapier?

  En INTEGRADOC tienes disponible la opción de utilizar más de un conector con Zapier. Para realizar esto, debes integrar INTEGRADOC y Zapier mediante webhooks. Estos son los pasos que debes seguir: Crea los campos de formulario cuya información deseas utilizar en la configuración de múltiples “zaps” (conectores) en Zapier. Agrega una Tarea de ServicioPocos lectores

• Documentación en una Tarea de Usuario

  En INTEGRADOC tienes la posibilidad de adjuntar documentación en cada una de las Tareas de Usuario de un proceso. ¿Para qué sirve? Esta sección te permite, entre otras cosas, adjuntar instrucciones para tus usuarios en una tarea particular para que estos sepan si hay instrucciones específicas para completar algún campo, a qué deben prestar especial atención, y demás instrucciones que desees otorgarles.Pocos lectores

• ¿Cómo descargar el diagrama del workflow como una imagen?

  Es probable que te interese exportar el diagrama de tu workflow. Tal vez quieras enviarlo a otros miembros de tu organización para obtener su feedback, o imprimirlo para llevarlo a una reunión o hacer anotaciones… Sin importar el motivo, trabajar sobre el diagrama de flujo es una parte importante de gestionar tus procesos. En INTEGRADOC puedes exportarlo como imagen, directamente desde la configuración del proceso, en la pestaña “Diseño del workflow”: (https://storage.crisp.chat/users/helpPocos lectores

• Migración de instancia de proceso a última versión automáticamente

  En INTEGRADOC tienes la opción de decidir si quieres migrar las instancias de proceso a la última versión publicada de manera automática. Esto es útil cuando deseas que los cambios que has introducido en un proceso queden visibles lo antes posible, para evitar disparidades en los documentos generados. Si por el contrario no deseas que las instancias de proceso migren a su última versión de manePocos lectores

• Problema: Condiciones de salida

  Descripción del problema Al momento de completar una tarea aparece este mensaje: "Las condiciones de salida de esta tarea no están configuradas correctamente. Consulta a tu administrador." ¿Qué significa ese mensaje? Este mensaje implica que luego de la tarea que se está tratando de completar en ese momento, hay una o más compuertas (exclusivas o inclusivas) que tienen condiciones de salida pero la instancia de proceso no cumple con ninguna de ellas por tanto el documento no puPocos lectores

• Interacción con participantes externos

  Esta funcionalidad permite la interacción con personas que no tengan usuario en una cuenta de INTEGRADOC. Si una tarea está configurada para tomar los actores desde un campo y en ese campo hay un correo que no es un usuario de la cuenta, entonces se lo considera externo y se le envía un correo con un link para que participe (siempre y cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada). El participante externo no puede completar las tareas, tampoco verá los campos del formulario ni podrá modificAlgunos lectores

• Tareas ocultas en la Bandeja de Entrada

  Las _Tareas ocultas_ son Tareas de Usuario que se han configurado para que sus instancias no sean mostradas en la Bandeja de Entrada. Pocos lectores